Arrangementsveileder

En viktig faktor for å lykkes med et arrangement er å ha oversikt over de ulike oppgavene som skal gjøres i for- og etterkant. Samt en detaljert plan over hva som skal skje når under selve arrangementet. Ved å lage en kjøreplan for dette, og oppdatere den underveis, vil du ha god oversikt over alle oppgaver, hendelser og ansvarsområder. 

Mal for arrangementsplanlegger finner du nederst på siden under fanen «Skjema».

Budsjett og regnskap
Før du starter planleggingen er det viktig å ha de økonomiske rammene på plass. Et enkelt budsjett er nok til å få oversikt over både utgifter og eventuelle inntekter. Før regnskap underveis slik at du sitter med total oversikt etter endt arrangement. I den vedlagte arrangementsplanleggeren er det et eget utfyllingsfelt for budsjett.

Tilskudd
Lag og foreninger innen kultur og idrett kan søke Ringsaker kommune om tilskudd til prosjekter og aktiviteter rettet mot barn, unge og funksjonshemmede. Organisasjonene må være basert på individuelt medlemskap og i prinsippet være åpne for alle. Kulturarbeid rettet mot barn og unge har prioritet. Alminnelig driftsstøtte til voksenorganisasjoner gis ikke. Les mer og søk kulturmidler på kommunens hjemmeside. 

Når du har funnet ønsket lokale eller område for ditt arrangement er det viktig at dette avklares med eier/utleier/grunneier. Om du ønsker å leie kommunale lokaler, finner du disse i BookUp. Dersom du ønsker å holde arrangementet på kommunal grunn (torg, torgplass, parker o.l.), kan forespørsel/søknad om dette sendes til Innbyggerservice: innbyggerservice@ringsaker.kommune.no

Politiet
Alle arrangement på offentlig sted, eller som er allment tilgjengelig og kan medføre ordensproblemer skal meldes til politiet i god tid før arrangementets start.
Større arrangement som åpenbart vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold er søknadspliktige.
Søk eller meld fra til Politiet om ditt arrangement på politiets hjemmeside.

Ringsaker brannvesen
Dersom du planlegger arrangement i bygg eller anlegg som normalt sett ikke benyttes til dette plikter du å varsle Ringsaker brannvesen.
Store arrangement og arrangementer med økt risiko for brann må meldes til Ringsaker brannvesen senest fire uker før arrangementets start.
Ved bruk av fyrverkeri og/eller pyroteknikk skal dette søkes om til Ringsaker brannvesen. Oppskyting av fyrverkeri utenom nyttårsaften skal også meldes til politiet. 
Har du spørsmål om tillatelse til bruk av fyrverkeri eller pyroteknikk, kan du kontakte Ringsaker brannvesen: postmottak.brann@ringsaker.kommune.no eller på telefon 62 33 50 00.

Støy
Dersom det skal avholdes arrangement hvor det skal fremføres sang, musikk, fremvisning eller bruk av høyttalere på offentlig sted, må det alltid søkes politiet gjennom tidligere nevnte skjema for arrangementer.

Nabovarsel
Dersom ditt arrangement berører beboere og næringsliv i området, skal du sende ut nabovarsel i god tid før arrangementet starter med tanke på stengning av gater, støy og liknende. Dette kan enkelt gjøres ved å legge en lapp i postkassa, eller sende en e-post til de det gjelder.

Arrangøren er selv ansvarlig for sikkerheten ved eget arrangement.

En risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) er et viktig hjelpemiddel for å ivareta sikkerheten under ditt arrangement. Ved hjelp av denne kan du kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan forekomme samt sannsynlighet og eventuelle konsekvenser av disse. En godt gjennomarbeidet ROS-analyse vil hjelpe deg som arrangør til å iverksette riktige forebyggende tiltak og nødvendig beredskap.

Arrangør må selv gjøre en vurdering av behovet for vakthold og andre sikkerhetstiltak som inngjerding, adgangskontroll o.l. Om du er usikker, ta kontakt med politiet for veiledning.

Når du søker/melder fra til politiet om ditt arrangement vil du bli bedt om å legge ved både ROS-analyse og en sikkerhetsplan for arrangementet.

Mal for ROS-analyse finner du nederst på siden under fanen «Skjema»

Det er behov for en viss sanitetsberedskap ved store arrangement. Ved noen arrangementer er det kanskje tilstrekkelig med et par medarbeidere som er opplært i førstehjelp, mens det ved større arrangement vil være behov for en organisasjon med leger, sykepleiere og ambulanse. Dette må inngå i den totale risikovurderingen som gjøres i forkant av arrangementet.

Om du planlegger et stort arrangement kan det være til stor hjelp å lese seg opp i DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangementer.

Personer eller virksomheter som ønsker å servere alkoholholdig drikk i forbindelse med lukket selskap eller ved en bestemt begivenhet må søke kommunen om skjenkebevilling. Det kan du gjøre via kommunens hjemmeside. 

Matsalg som ikke er av privat karakter skal registreres hos Mattilsynet. Eksempler på matsalg som skal meldes er messer, festivaler, bondens marked og liknende. Dette kan meldes via  Mattilsynets skjematjenester.

Skoler og lag/foreninger som selger pølser og kaker på 17. mai, loppemarkeder og liknende trenger ikke å registrere seg hos Mattilsynet.

Les mer om kortvarig salg av mat på Mattilsynets hjemmeside. 

Frivillig sektor, lokale lag og foreninger kan være viktige samarbeidspartnere i gjennomføring av arrangementer.

Ringsaker kommune har en oversikt over lag og foreninger som kan kontaktes i forbindelse med arbeid rundt arrangement. 
Ta kontakt med Kultur: postmottak.kultur@ringsaker.kommune.no.

Markedsføring av eget arrangement er avgjørende for gode besøkstall. 

Kulturkalenderen for Ringsaker, Hamar, Stange, Løten, Visit Mjøsa, Visit Øst-Norge, Ringsaker Blad og Hamar Arbeiderblad er en gratis kilde til markedsføring som når bredt.

Et annet godt verktøy for å spre ordet om ditt arrangement er sosiale medier. Opprett et arrangement på Facebook og del det i lokale grupper og på egen eller din forenings side for å promotere det.

For å nå ut til et enda større publikum er det mulig å fremme innlegg i sosiale medier. Dette går ut på at det betales en selvvalgt sum for at det valgte sosiale mediet skal vise ditt innlegg til en bestemt publikumsmasse. Dette er et rimelig og effektivt tiltak for å nå lenger med ditt budskap.

Ved bruk av fysisk reklame viser vi til vedtekter om skilt og reklame for Ringsaker kommune.

Ved alle arrangementer i Ringsaker bør det utvises miljøhensyn. Det innebærer blant annet å ha fokus på reduksjon og sortering av avfall, tenke gjenbruk når det gjelder innkjøp og materialbruk, og om mulig, ta grønne valg ved transport, mat og matservering.

Alle som er på jobb under et arrangement bør være uniformert i en eller annen grad. Dette gir en trygghet for de besøkende, og det er tydelig hvem de kan henvende seg til om de har spørsmål eller tilbakemeldinger. 

Om budsjettet tillater det kan det anbefales å trykke t-skjorter til de som jobber under arrangementet, som ikke er uniformert på annen måte. Dersom ditt arrangement er planlagt å være gjentagende over flere år, bør det ikke trykkes årstall på disse, slik at de kan brukes om og om igjen.

Personer i posisjoner hvor sikkerhet er viktig kan uniformeres med refleksvester. For eksempel personer som er satt til å jobbe med parkering og adgangskontroll. 

Når du lager et stort arrangement med høy grad av sikkerhet kan det å ha et akkrediteringssystem (adgangstillatelse) være lurt. På denne måten er det kun gitte personer som har tilgang til visse områder, som for eksempel backstage, scene og liknende. Her er et par eksempler: 

Dersom du skal selge billetter til ditt arrangement er det flere måter å håndtere dette på. Ved små og enkle arrangementer hvor det forventes et mindre antall besøkende kan det holde å selge billetter via Vipps og ha en navneliste ved innslipp til arrangementet. 

Hvis du forventer et større publikum vil det å bruke et billettsystem være det mest fornuftige. Avhengig av hvilken leverandør du velger, får du oversikt over bl.a. antall solgte billetter, kundelister, og du kan sette kapasitetsbegrensning for ditt arrangement. 

Når det kommer til håndtering av billetter ved innslipp har de ulike systemleverandørene forskjellige løsninger på dette. De fleste leverandørene har egne mobilapplikasjoner som brukes til skanning av billetter, og gjør innslipp svært enkelt. Noen av de største leverandørene som for eksepmel Ticketmaster leier også ut egne billettskannere mot et vederlag.

Som arrangør er det mye å tenke på og ta stilling til, og ofte kan viktige ting gå i glemmeboka.

Lyd
Behovet for lyd er en av disse tingene. Skal du spille musikk eller ønsker å si noe til publikum, har du behov for et lydanlegg. Om du kun ønsker litt bakgrunnsmusikk på et mindre arrangement kan det holde lenge med en stor Bluetooth-høyttaler. Dersom du har et sceneprogram med flere som skal si noe eller spille musikk, anbefales det å involvere profesjonelle lydfolk. Hvordan lyden oppfattes har mye å si for kvaliteten og publikumsopplevelsen på arrangementet.
Ved musikkavspilling må du undersøke om du skal betale TONO-vederlag. Les mer om hvem som skal betale og hvordan du går frem på Tonos hjemmeside. 

Strøm
De fleste arrangement har et visst behov for strøm. Skaff deg oversikt over hvor mye strøm som er tilgjengelig på stedet for ditt arrangement, samt hvor mye strøm ditt arrangement krever. Ved behov for ekstra strømtilgang kan leie av aggregat være et mulig alternativ.

Møblement
Noe annet som kan bli glemt er bord, stoler, gjerder og annet møblement. Om ditt arrangement har utstillere, aktiviteter, mat- og drikkeservering må du ta høyde for å leie eller få tak i stoler og bord til aktørene. Tenk også på om publikum skal ha et sted å sitte, og om du har behov for inngjerding av området du benytter deg av.

Førstehjelpsutstyr
Alltid påse at det er førstehjelpsutstyr tilgjengelig under ditt arrangement. Som en ekstra trygghet bør flere i arrangørgruppen være oppdater på hvor nærmeste hjertestarter befinner seg. Oversikt over alle landets hjertestartere finner du i Norsk hjertestarterregister. 

Toaletter
Dersom du leier et lokale vil de tilknyttede toalettene ofte være nok til å håndtere det antallet personer som lokalet er beregnet for. Om du skal ha et utendørsarrangement med begrenset eller ingen tilgang til toaletter bør det vurderes leie av toaletter.
For å beregne hvor mange toaletter det er behov for å leie kan du benytte deg av Utleiepartners toalettkalkulator.

Søppelhåndtering
Ethvert arrangement vil generere avfall. Å ha tilstrekkelig antall avfallsdunker, og en plan for hvordan du skal kvitte deg med avfallet sparer deg som arrangør for mye opprydding og bryderi.

Renhold
Ved leie av kommunale bygg vil bestemmelser om renhold være spesifisert i leiekontrakten. Som hovedregel skal et lånt eller leid område alltid forlates i samme stand som det ble funnet/overtatt.

En evaluering utføres så fort som mulig etter endt arrangement. Det er viktig at alle involverte får delta og gi sin tilbakemelding på hva som har fungert og ikke. Evaluering er et viktig hjelpemiddel for å gjøre ditt neste arrangement enda bedre, samt å kunne dele dine erfaringer med andre arrangører.

Hvordan evaluere
Det er flere måter å gjennomføre en evaluering på. Det kan foregå digitalt, for eksempel via Teams eller som et fysisk møte.
I en evaluering er det viktig å være selektiv når det kommer til hvilke spørsmål du velger å stille. Et omfattende spørreskjema kan virke overveldende for de involverte. Så velg ut de områdene fra ditt arrangement det er viktig for deg å få tilbakemelding på.